2900 views70 applications

مدير مكتب المدير العام (شركة ليبيا للاتصالات والتقنية)

الوصف العام للوظيفة :

القيام بجميع الأعمال المكتبية والإدارية الخاصة بمكتب المدير العام من استلام وتسليم البريد الصادر والوارد وتنظيم وتنسيق المواعيد الرسمية الخاصة بالمدير وتحضير وتدوين محاضر الاجتماعات وطباعة المراسلات وأي مذكرات أخرى وحفظ السجلات والملفات والأوراق المهمة بطريقة يسهل الرجوع إليها وذلك بحسب توجيهات المدير العام. وكذلك القيام بكل ما من شأنه إزالة العراقيل وتوفير البيئة المناسبة للمدير العام للتفرغ لأعماله الأساسية  في الظروف الطبيعية والإستثنائية .

المهام والمسؤوليات الرئيسية :

• استقبال جميع الفاكسات والرسائل والبريد الإلكتروني الوارد لمكتب المدير العام وفرز المراسلات والبريد بطريقة صحيحة.
• تقييم المعاملات اليومية وتصنيفها حسب الأهمية لإعطائها الأولوية في العرض على المدير العام في الظروف التي لايتوفر فيها الوقت الكافي لعرض الكل .
• مسك سجل للقرارات والمنشورات والعقود المصادق عليها من المدير العام وتوثيقها بشكل جيد ليسهل الرجوع إليها عند الحاجة .
• كتابة الخطابات والكلمات الترحيبية والإفتتاحية بالتنسيق مع فريق الإعلام .
• صياغة القرارات والمناشير الإدارية والتعميمات بالتنسيق مع المكتب القانوني .
• تعميم قرارات ومنشورات وتعليمات المدير العام .
• القيام بأعمال الترجمة في الإجتماعات والمناسبات التي يكون المدير العام أورئيس وأعضاء مجلس الإدارة طرفا فيها .
• إرسال جميع المراسلات والبريد إلى الجهات المعنية ومتابعتها وأخذ التعليمات بخصوص الرد عليها والتصرف بها وإيصالها إلى الجهات المعنية بحسب توجيهات المدير العام.
• تنظيم مواعيد الزيارة وتسجيلها واستقبال العملاء والزائرين لمكتب المدير العام وإعلامه بقدومهم وتذكيره بمواعيد الزيارات والمواعيد.
• تحضير ما يمكن أن يحتاجه المدير العام من ملفات وأوراق ومعلومات أو هدايا تذكارية للمواعيد الرسمية أو الاجتماعات.
• التنسيق للاجتماعات، وتحضير أجندات العمل ومحاضر الاجتماعات والإشراف على أعمال الضيافة في المناسبات التي تقام على شرف المدير العام .
• تقديم الإعتذار عند عدم تمكن المدير العام من حضور الإجتماعات والمناسبات التي يكون طرفا فيه .
• مرافقة المدير العام في زياراته المحلية والخارجية لتسهيل قيامه بمهامه من خارج مقر الشركة .
• الإجتماع مع مدراء مكاتب قيادات الجهات الخارجية لتنسيق الإجتماعات والمناسبات عالية المستوى .
• إعداد وطباعة وتوثيق المراسلات والتقارير والتحقق من عدم احتوائها على أخطاء إملائية أو لغوية أو نقص في المعلومات.
• مسك العهد المالية اللازمة للصرف على إحتياجات المكتب والمدير العام في الظروف المتعارف عليها ، وإعداد طلبات القرطاسية واللوازم المكتبية والخدمات الإدارية اللازمة لمكتب المدير العام .
• التنسيق المستمر مع أمانة سر مجلس الإدارة لتوفير المناخ المناسب لسير العمل وتنسيقه بين المكونات العليا للشركة على أكمل وجه.
• إجراء الاتصالات الخاصة بالعمل والرد على جميع المكالمات الهاتفية الخاصة بالمدير العام.
• متابعة المذكرات الداخلية والتأكد من تحضير كافة البيانات.
• القيام بما يطلب منه من مهام أخرى داخل نطاق تخصصه وقدراته ومجال وظيفته .

المؤهل العلمي المطلوب :

يفضل أن يكون حاصل على درجة الدبلوم العالي أو البكالوريس في أحد التخصصات التالية : السكرتارية أو إدارة المكاتب ، الإدارة العامة ، إدارة الأعمال ، القانون ، العلاقات العامة ، الإعلام . أو أي تخصص أخر بشرط  مطابقته للمواصفات المطلوبة للوظيفة.

الخبرة العملية المطلوبة :

5 سنوات خبرة في مجال أمانة سر وإدارة مكاتب الإدارات العليا أو أي مجال مشابه .

المهارات والمعارف والقدرات المطلوبة :

• دقة العمل والاهتمام بالتفاصيل.
• القدرات المتميزة في كتابة الخطابات والكلمات الترحيبية والمراسلات الإدارية.
• إجادة اللغة الإنجليزية (قراءة ، كتابة ، محادثة ).
• الأناقة واللباقة وحسن المظهر .
• الاتصال والتفاوض والإقناع .
• استخدام تكنولوجيا المعلومات.
• لياقة صحية ملائمة تماما لإنجاز المهام المكلف بها.
• العمل بروح الفريق.

طريقة التقديم:

على الراغبين في التقديم على الوظيفة الدخول عبر موقع الشركة الرسمي ادناه

http://jobs.ltt.ly/