680 views4 applications

موظفة سكرتارية واستقبال

المسمى الوظيفي: موظفة سكرتارية واستقبال

الموقع: مقر شركة درب التطوير- قرقارش ابو نواس

الهدف من الوظيفة: توفير دعم إداري وتنظيمي عالي الجودة، وإدارة مكتب الاستقبال بفعالية، والتأكد من تقديم تجربة ممتازة للزوار والعملاء.

المسؤوليات الرئيسية:

1. إدارة مكتب الاستقبال:
   • الترحيب بالزوار وتوجيههم إلى الجهات المعنية.
   • الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها بشكل مناسب.
   • استقبال البريد والطرود وتوزيعها على الأقسام المعنية.
2. دعم إداري:
   • إعداد وتجهيز المراسلات الرسمية والوثائق الإدارية.
   • تنظيم وحفظ الملفات والسجلات بطريقة فعّالة وسهلة الوصول.
   • تنسيق وتنظيم الاجتماعات والمواعيد وتسجيل محاضر الاجتماعات عند الحاجة.
3. إدارة المكاتب واللوازم:
   • مراقبة مخزون المستلزمات المكتبية وإجراء الطلبات عند الحاجة.
   • تنظيم وصيانة مناطق العمل المشتركة مثل غرفة الاجتماعات والمطبخ.
4. دعم العملاء:
   • التعامل مع استفسارات العملاء عبر الهاتف والبريد الإلكتروني وتقديم الدعم المناسب.
   • توجيه استفسارات العملاء إلى الأقسام أو الموظفين المعنيين.
5. مهام أخرى:
   • المساهمة في تنظيم الفعاليات والأنشطة الداخلية للشركة.
   • تقديم دعم إضافي للفرق الأخرى حسب الحاجة.

المؤهلات المطلوبة:

• شهادة دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي تخصص ذي صلة.
• خبرة سابقة في مجال السكرتارية أو الاستقبال لمدة لا تقل عن سنتين.
• مهارات تواصل فعالة وقدرة على التعامل مع الجمهور بطريقة احترافية.
• مهارات تنظيمية عالية والقدرة على إدارة الوقت بشكل فعال.
• إجادة استخدام برامج الحاسوب الأساسية مثل Microsoft Office.
• يفضل اجادة اللغة الانكليزية.

المهارات الشخصية:

• اللباقة والقدرة على التواصل الفعال.
• القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد.
• الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
• الحرفية والاحترافية في تقديم الخدمات.

بيئة العمل:

• العمل في بيئة مكتبية تتطلب التعامل اليومي مع العملاء والزملاء.
• القدرة على العمل ضمن فريق والتعاون مع الأقسام الأخرى لتحقيق أهداف الشركة.