2497 views7 applications

رئيس قسم الشؤون الإدارية

 المسمى الوظيفي : رئيس قسم الشؤون الإدارية
 رقم الوظيفة : ” F – A ”
 التبعية : للإدارة العليا
 الهدف و الغرض من الوظيفة:
تحديد الأهداف التنظيمية، والتخطيط والتنظيم ومتابعة التنفيذ للخطط الخاصة بالشئون
الإدارية حسب اللوائح المنظمة والإجراءات المعتمدة.
 الرئيس المباشر: مدير عام الشركة .

المهام و المسؤوليات:
 المشاركة في وضع الأهداف الرئيسية للشركة والمشاركة في صياغتها.
 إعداد الخطط الفرعية و البرامج التنفيذية الخاصة بالشئون الإدارية بما يحقق الأهداف الرئيسية للشركة.
 المشاركة في الاجتماعات التي يُدعى إليها وإبداء الرأي في النتائج والقرارات.
 أرشفة وإصدار كافة القرارات الصادرة عن الإدارة العليا واعتمادها.
 الإشراف على وضع نظام خاص بتصنيف وترقيم كافة السجلات والمستندات والوثائق الرسمية.
 مسؤول عن إعلان / إعلام جميع العاملين بالقرارات الإدارية بعد اعتمادها.
 رئاسة و إدارة الاجتماعات الدورية الخاصة بقسم الشؤون الإدارية والمساعدة في إصدار القرارات المناسبة بناءً على الحقائق الواردة.
 تنفيذ خطط الجودة المعتمدة الخاصة بالشؤون الإدارية.
 المشاركة في صياغة وإعداد إجراءات الشؤون الإدارية بالتنسيق مع باقي الأقسام .
 مراجعة و تدقيق الإجراءات و النماذج و السجلات و التعليمات الخاصة بنظام الجودة عن الشؤون الإدارية قبل اعتمادها من المدير العام.
 دراسة الشكاوي التي ترد بشأن الشركة وذلك بالاشتراك مع كافة الأقسام المعنية بالأمر.
 التحقق من أن جميع التعليمات الإدارية هي المتبعة بالفعل و توقيع الجزاءات على المخالفين حسب اللائحة المعتمدة بالشركة.
 تطبيق سياسات وإجراءات العلاقات العامة التي تعزز سمعة الشركة في الداخل والخارج.
 الرقابة على استعمال وصيانة الأجهزة ووسائل النقل والاتصال والخدمات الإدارية الأخرى.
 مسؤول مسؤولية كاملة عن حملة صيانة السيارات و التعامل مع جهات المرور وكل ما يتبع لهذا الأمر.
 مسؤول مسؤولية كاملة عن تجهيز وتأهيل مباني الخدمات، واتخاذ ما يلزم من إجراءات وقائية وعلاجية للحفاظ على هذه المباني.
 مسؤول مسؤولية كاملة عن الأمن والحفاظ على محتويات الشركة من السرقة وله الحق في إصدار التعليمات و القرارات التي تمكنه من ذلك.
 تدريب الأفراد العاملين بالشؤون الإدارية على أعمالهم و نقل خبرته إليهم.
 رفع التقارير الأسبوعية و النصف شهرية والشهرية والنصف سنوية والسنوية للإدارة العليا ومناقشة هذه التقارير في اجتماعات الدورية للمدراء.
 مسؤول عن توزيع وتجهيز أماكن عمل الموظفين الجدد بالتعاون مع باقي الاقسام.
 الإشراف على تأمين احتياجات أماكن العمل بالأدوات المكتبية اللازمة.
 الإشراف على كل ما يخص أعمال الزراعة والنظافة وتوجيه الأوامر بهذا الخصوص.
 متابعة تأمين وسائل نقل لكافة المهمات لجميع الاقسام أثناء وخارج أوقات الدوام الرسمي.
 متابعة عمل شؤون الموظفين والتأكد من استكمالهم للملفات الخاصة بالموظفين وتسجيلهم بمكتب العمل والضمان الاجتماعي.
 تقييم المقترحات الخاصة بتطوير الاجراءات الإدارية التي تتناول الخدمات الإدارية في الشركة.
 الإشراف والاطلاع على تنفيذ كافة إجراءات التعاقدات الخاصة باستئجار المباني الخاصة بالشركة والاعاشة ومكافحة القوارض والنظافة العامة.

السلطات و الصلاحيات:
 لرئيس قسم الشؤون الادارية الحق الكامل والسلطة في محاسبة ومراجعة أعمال وتوقيع الجزاءات الإدارية و اقتراح المكافآت و الحوافز لكل من :
رئيس وحدة شؤون العاملين والخدمات .
رئيس وحدة الحركة والنقل .
رئيس وحدة الامن والسلامة .
رئيس وحدة تقنية المعلومات .
مندوب المشتريات والعلاقات العامة .

المؤهلات الدراسية:
بك اقتصاد أو إدارة الأعمال أو دبلوم عالي بمجال الادارة .
الخــبرات:
يجب أن لا تقل الخبرة عن خمسة سنوات في الشؤون الإدارية .
المهــارات:
1. صياغة و تحديد الأهداف.
2. التخطيط الفعال.
3. الدراية الواسعة بقوانين العمل.
4. اتخاذ القرارات بناءً على الحقائق.
5. التعامل الجيد مع برامج الحاسب الآلي والأجهزة المكتبية.
6. مهارات القيادة و الإدارة بشكل عالي.
7. القدرة على تحمل ضغط العمل.
8. مهارات الاتصال و التواصل مع الأخرين.
9. مهارات التنسيق و توزيع الأعباء.
10. مهارات التنبؤ و قوة الملاحظة.
11. مهارات التفاوض في مجالات العمل.
12. العمل ضمن فريق.
13. المهارة في إعداد تقارير العمل.
14. القدرة على الإبداع وتنمية المهارات.

السمات الشخصية:
1. الانضباط في المواعيد.
2. التركيز و المنطقية في التفكير.
3. معدل ذكاء عالي جداً.
4. هادئ الطباع و غير انفعالي .
5. السلامة العقلية والجسدية والخلو من جميع الأمراض التي تؤثر على العمل.
6. اللباقة في الحديث و بشاشة الوجه.
7. حسن الاستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز.
8. حسن المظهر والحديث.
9. القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة.
10. تحمل المسؤولية ومواجهة تبعات القرارات بثبات.
11. قوة الشخصية و رباطة الجأش و الحزم.
12. الدقة والأمانة.

للتقدم يرجى إرسال السيرة الذاتية مع ذكر المسمى الوظيفي للبريد الإلكتروني التالي:

jobs.areen@gmail.com